Konsep dasar SIB dan Pentingnya TI

1. Konsep Dasar Sistem Informasi Bisnis

1.1 Pengertian dasar

Sistem

Suatu elemen-elemen yang saling terkait satu sama lain yang memiliki tujuan dan keterkaitan yang sama.

???Knowledge ???

§ Apa Elemen-elemen Sistem?

Tidak semua system memiliki elemen yang sama, tetapi susunan dasar yang direlihatkan pada gamabara 1.1. sumber daya input diubah menjadi sumber daya output. Sumber daya menglir dari elemen input, melalui transformasi, ke elemen output. Suatu mekanisme pengendalian memantau proses transformasi untuk menyakinkan bahwa system tersebut memenuhi tujuannya.

Tabel 1.1

§ Apa itu Subsistem?

Subsistem adalah suatu system didalam system, ini berarti bahwa system berada pada lebih dari satu tingkat.

§ Apa itu Super Sistem?

Supersistem adalah system yang lebih besar. Contohnya, pemerintahan kota adalah system, tetapi secara jelas bahwa pemerintahan adalah supersistem dari system lain yang lebih besar.

Informasi

Data-data yang telah diolah dalam konteks yang lebih berarti dan berguna untuk orang lain.

???Knowledge???

§ Data

Data adalah fakta-fakta dan angka-angka yang relafif tidak berarti bagi pemakai, namun ketika data tersebut diproses lebih lanjut. Maka data-data yang relative tidak berarti tersebut dapat menjadi informasi yang telah diproses dan memiliki arti bagi pemakainya.

Bisnis

Bisnis dalam arti luas adalah istilah umum yang menggambarkan semua aktifitas dan institusi yang memproduksi barang dan jasa dalam kehidupan sehari-hari.

Maka pengertian keseluruhannya, Sistem Informasi Bisnis adalah :

Kumpulan dari suatu informasi yang berkaitan, terorganisasi atau terhubung dengan aktifitas dan istitusi dalam kehidupan sehari-hari terutama dalam bidang bisnis.

1.2 Sistem Informasi Bisnis (SIB) ??

Tanggunga jawab utama manajer adalah memastikan bahwa perusahaan mencapai tujuannya.berbagai usaha diarahkan untuk membuat semua bagian perusahaan berkerja sama seperti seharusnya. Manajer adalah elemen pengendalian dalam system, menjaga system itu agar terus berjalan dan bergerak menuju tujuannnya. Ada 2 sistem yang digunakan dalam system informasi bisnis dalam memperoleh sumber, yaitu:

§ Sistem Fisik

Perusahaan bisnis adalah suatu system fisik. Maka system fisik adalah system yang menggunakan sumberdaya fisik. Misalnya, sebuah perusaahn menggunkan barang-barang yang dapat menopang kebutuhan dari produksi yang dikelola oleh perusaahn tersebut, seperti computer, mesin-mesin, data dan informasi dari filie-file yang telah dikerjakan dan diamati, dan sebagainya.

§ Sistem Konseptual

Suatu system konseptual adalah system yang menggunakan sumberdaya konseptual. Sistem konseptual umumnya ada sebagai sumber dari konsep atau tatacara dan sebagainya. Misalnya, seorang manajer membuat dan merencanakan pembuatan sebuah perusahaan dengan angka-angka dan rumus-rumus yang telah ia rencanakan, tatacara penghitungan angka-angka dan rumus-rumus tersebut dalah sumber sitem konseptual.

???Knowledge???

§ Pentingnya Suatu Pandangan Sistem

Dapat kita ketahui pentingnnya memperhatikan tentang sumber sitem yang kita gunakan, mengapa? Karena setiap sumber system sangatlah berpengaruh kepada system yang kita gunakan. Kami ambil contoh pentingnya suatu pandangan system, sebagai beriku :

Ada seorang pebisnis muda yang menangani ekspedisi batu bara disebuah perusahaan, saat itu pebisnis muda ini tidak mengetahui bagaimana suatu pandangan system itu terjadi dan dijalankan dengan semestinya. Jika dilihat produksi batu bara yang ia lakukan terus berjalan akan tetapi setelah beberapa bulan kedepan masalah keuangan terjadi pada produksi yang ia kerjakan. Lambat laun, mulailah terasa akibat dari ketidak seimbangan system produksinya dengan pencatatan keuangan. Tak ada yang mengerti bagaimana mengendalikan hal tersebut, karena setiap angka-angka pengeluaran tak dapat dimengerti apakah itu benar atau tidak. Dan ia terancam bangkrut dengan pencatatan keuangan yang tidak dapat dimengerti dan produksi yang jauh dari pencatatan pengeluaran dana taktis yang telah disediakan olehnya.

Dapat kami ambil kesimpulan bahwa pebisnis muda tersebut bermasalah dengan system yang ia jalankan. Dari system fisik yang ia produksi yaitu batu bara, ia tidak seimbangkan pula dengan system konseptual yang ia catat yaitu pencatatan keuangan finansialnya. Maka dari itu pentingnya suatu pandangan system.

Suatu pandangan system (system view) melihat oprasi bisnis sebagai system-sistem yang melekat dalam suatu lingkungan yang lebih luas. Ini adalah suatu cara pandang yang abstrak, tetapi bernilai potensial bagi pelaksananya. Pandangan system ini :

§ Mencegah ketidak pahaman dalam kerumitan struktur organisasi dan rincian pekerjaan,

§ Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang terbaik dalam proses pelaksanaan,

§ Menekankan pentingnya kerjasama dari semua bagian organisasi yang ada,

§ Mengakui keterkaitan organisasi dengan lingkungannya,

§ Member penilaian yang tinggi pada informasi, umpan balik yang hanya dapat dicapai dengan cara system yang diawasi dengan baik.

1.3 Manfaat SIB (Sistem Informasi Bisnis) Dalam Kehidupan Sehari-hari

Era bisnis sekarang adalah era dimana arus informasi memegang peranan sangat vital dibandingkan arus barang.
Sehebat dan sebesar apapun seorang pebisnis memonopoli arus barang, hal tersebut tidak berarti apa-apa jika dia tidak memiliki informasi yang akurat, terkini, mudah diakses dan terkendali dalam menguasai distribusinya.
Oleh sebab itu maka salah satu aset perusahaan bisnis modern yang sangat berharga adalah sistem informasi yang memiliki tingkat respon tinggi serta fokus kepada para penggunanya dari segala aspek, terutama pada aspek yang terintegrasi atau terhubung dengan tujuan bisnis. Sistem informasi yang dibangun dengan baik dan benar antara lain :

§ Dapat meningkatkan produktivitas,

§ Mengurangi stok material produksi,

§ Menghilangkan kegiatan yang tidak memiliki manfaat (nilai tambah),

§ Meningkatkan layanan dan kepuasan pelanggan,

§ Mengkoordinasikan setiap bagian dalam perusahaan serta meningkatkan kualitas kebijakan manajemen.

§ Dan lain-lain.

Sedangkan secara umum manfaat-manfaat tersebut dapat dikategorikan sebagai :

§ Manfaat berwujud (tangible benefit)

Indikator dari keberhasilan/manfaat yang berdampak pada peningkatan pendapatan adalah meningkatnya penjualan dalam pasar yang sudah ada serta perluasan ke pasar yang baru.

Sistem informasi yang baik dapat digunakan tidak hanya untuk penyimpanan data secara elektronik saja tetapi harus mampu mendukung proses analisis yang diperlukan oleh manajemen.
Sehingga dengan dukungan sistem informasi yang baik maka dapat diperoleh informasi yang akurat, terpercaya, mutakhir dan mudah diakses mengenai kondisi penjualan perusahaan.
Dengan adanya laporan yang tersaji dengan cepat dan setiap saat dapat diakses tersebut maka keputusan-keputusan yang diambil pun dapat lebih cepat dan presisi terhadap dinamika pasar yang ada.

Sedangkan dari sisi pengurangan biaya dapat dilakukan analisis faktual atas pengurangan jumlah sumber daya manusia yang dilibatkan dalam bisnis, pengurangan biaya operasional seperti pasokan maupun overhead, pengurangan barang/material dalam stok gudang, pengurangan biaya pemeliharaan dan penyediaan perlengkapan yang tidak terlalu mahal.

§ Manfaat tak berwujud (intangible benefit).

Seringkali manfaat tak berwujud inilah yang menjadi titik kritis pada jalannya roda bisnis sebuah perusahaan.
Karena bersifat tak berwujud, aspek-aspek berikut seringkali diabaikan atau tidak terlacak resistensinya, yaitu:

1. Peningkatan kepuasan konsumen

Misalkan Anda datang ke sebuah toko swalayan. Mana yang kira-kira akan Anda pilih sebagai tempat berbelanja, toko yang waktu antrian di kasirnya lebih singkat atau sebaliknya?
Tentunya Anda akan memilih yang pertama sekalipun mungkin harus membayar sedikit lebih mahal dibandingkan dengan toko kedua.
Ternyata toko pertama sudah menerapkan sistem informasi penjualannya yang lebih cepat dalam pemrosesan dan kemudahan pemasukan datanya.

2. Peningkatan kepuasan karyawan

Seringkali muncul dari pihak karyawan yang merasa haknya tidak terpenuhi seperti misalkan insentif lemburnya.
Ternyata hal ini terjadi akibat kesalahan perhitungan pihak manajemen yang masih melakukannya secara manual atau dengan sistem pemasukan ulang data.
Padahal jika misalkan perusahaan menyediakan sistem absensi yang terintegrasi dalam sistem informasi kepegawaian dan SIA maka secara otomatis dapat dibuat laporan insenstif yang lebih akurat dan benar.
Hal tersebut baru salah satu contoh di luar misalkan perhitungan angka kredit, hak cuti, jenjang karier, pendidikan dan latihan, dsb.

3. Peningkatan mutu dan jumlah informasi

Informasi adalah komponen penting di jaman bisnis sekarang. Anda yang kuasai informasi akan bertindak lebih responsif terhadap perubahan dan tren di masa depan.
Penerapan sistem informasi yang baik tentunya akan menghasilkan laporan-laporan hasil kompilasi data yang dikelola oleh database yang berkualitas serta menyeluruh.
Hal tersebut dapat diwujudkan karena setiap proses pembuatan laporan tersebut dieksekusi secara otomatis oleh mesin komputer.

4. Peningkatan mutu dan jumlah keputusan manajemen

Tidak dapat dipungkiri bahwa setiap pengambilan keputusan sangat bergantung kepada informasi yang mendukung kebijakan yang akan diambil tersebut.
Hal tersebut hanya dapat terwujud jika sistem informasi dapat menyajikan informasi yang relevan, akurat, terkini dan dapat diambil setiap saat.

5. Peningkatan mutu dan jumlah respon atas kondisi pesaing

Aspek intelijen bisnis adalah hal yang sangat penting sejak kurun waktu yang lama dengan berbagai format dan keperluannya.
Untuk mencapai titik respon yang cepat dan tepat atas dinamika para pesaing maka diperlukan sistem informasi yang mampu mengumpulkan, menganalisis dan mengkompilasi informasi yang dibutuhkan oleh para pengambil keputusan di perusahaan.

6. Peningkatan efisiensi dan keluwesan operasional

Pemilik bisnis mana yang tidak menginginkan ini?
Semakin efisien dan luwesnya sebuah operasional maka hal ini menunjukkan semakin rendahnya biaya yang dikeluarkan untuk menjalankannya.
Hal tersebut dapat dicapai karena dipangkasnya rantai birokrasi dalam perusahaan setelah implementasi sistem informasi yang baik.

7. Peningkatan mutu komunikasi internal dan eksternal

Sebuah sistem informasi yang baik tentunya harus didukung oleh sistem jaringan komunikasi data elektronik yang handal juga.
Dengan penerapan sistem informasi yang baik maka setiap pihak baik di dalam maupun di luar perusahaan dapat bertukar informasi secara lebih efektif dan efisien.

8. Peningkatan mutu perencanaan

Perencanaan adalah proses yang penting bagi bisnis. Namun apapun perencanaan yang akan dibuat maka tentunya diperlukan dukungan informasi yang memadai dalam melaksanakannya.
Jika tidak maka perencanaan tersebut dapat kehilangan arah dan tidak mencapai sasarannya karena kesalah informasi yang menjadi basisnya.

9. Peningkatan mutu pengendalian dan pengawasan

Dengan sistem informasi yang dibangun dan dipelihara dengan baik maka setiap aktivitas di dalam lingkungan bisnis dapat terus-menerus dipantau.
Pemantauan tersebut tentunya berdampak pada peningkatan pengendalian atas setiap prosedur dan kegiatan yang terjadi di dalam perusahaan.

1.4 Tipe Sistem Informasi

Dalam bagian ini kita akan menjelaskan kategori-kategori spesifik dari sistem yang melayani tiap level organisasi. Ada 6 tipe sistem informasi yaitu :

1. Transaction processing systems (TPS)

Adalah sistem terkomputerisasi yang menjalankan dan menyimpan transaksi rutin sehari-hari untuk menjalankan bisnis. Sistem ini bekerja pada level operasional. Input pada level ini adalah transaksi dan kejadian. Proses dalam sistem ini meliputi pengurutan data, melihat data, memperbaharui data. Sedangkan outputnya adalah laporan yang detail, daftar lengkap dan ringkasan.

2. Knowledge work systems (KWS)

Adalah sistem informasi yang membuat dan mengintegrasikan pengetahuan baru ke organisasi.

3. Office Automation Systems (OAS)

Adalah sistem komputer seperti pengolah kata, e-mail, dan sistem penjadwalan, yang didesain untuk meningkatkan produktifitas dari data workers di organisasi. Nomor 2 dan 3 melayani knowledge level.

4. Management Information Systems

Adalah sistem informasi pada management-level sebuah organisasi yang melayani fungsi-fungsi perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan yang dibuat dengan menyediakan ringkasan rutin dan laporan periodik.

5. Decision-support systems (DSS)

Adalah sistem informasi di management-level sebuah organisasi yang mengkombinasikan data dan model analitis yang rumit untuk mendukung pengambilan keputusan yang terstruktur dan semi terstruktur.

6. Executive support systems (ESS)

Adalah sistem informasi pada strategic-level sebuah organisasi yang dirancang untuk tujuan pengambilan keputusan yang tidak terstruktur.

2. Pentingnya Teknologi Informasi

2.1 Pengertian Dasar

Teknologi (technology)

Suatu cara atau proses untuk memajukan taraf hidup kehidupan manusia, baik itu mempermudah dalam komunikasi, perdagangan, informasi, dan lain-lain dengan mengembangkan kemajuan penemuan-penemuan yanga ada.

Informasi

Data-data yang telah diolah dalam konteks yang lebih berarti dan berguna untuk orang lain.

???Knowledge???

§ Data

Data adalah fakta-fakta dan angka-angka yang relafif tidak berarti bagi pemakai, namun ketika data tersebut diproses lebih lanjut. Maka data-data yang relative tidak berarti tersebut dapat menjadi informasi yang telah diproses dan memiliki arti bagi pemakainya.

Maka pengertian keseluruhannya, Teknologi Informasi adalah suatu proses untuk memajukkan taraf kehidupan manusia dengan menggunakan kemajuan penemuan yang mutahir untuk mempermudah sesorang dalam mencari apapun yang berati untuknya, misalnya infotaiment, entertainment, politik, perdagangan, dan sebagainya.

2.2 Manfaat dari TI dan Kerugian dari TI

Manfaat dari TI

Pada zaman era globalisasai ini teknologi adalah segalanya untuk memajukkan taraf hidupnya. Interner, mobile banking, e-bussiness, e-book, dan lain-lain adalah aplikasi yang dikembangkan melalui teknologi terkini. Berikut adalah manfaat-manfaat dari TI :

§ Membantu dalam mencari sumber informasi terkini,

§ Menjadi sarana pendidikan terkini dan mutahir,

§ Menjadi sarana hiburan atau intertaiment,

§ Menjadi sarana pendidikan atau e-learning,

§ Dapat menjadi jendela dunia kedua setelah buku,

§ Menjadi alat komunikasi yang baik dan murah,

§ Menjadi sarana penjualan yang luas, dari dalam negeri hinggal luar negeri,

§ Dan lain-lain.

Dalam Sistem Informasi Bisnis, TI pun memiliki manfaat yang kompleks, diantaranya :

§ Membantu dalam transferring data dari 1 PC ke PC lainnya,

§ Memberikan wawasan kepada para pemegang saham yang ingin mengetahui neraca saldo disetiap saat,

§ Memberikan penjelasan tetang hal-hal yang menyangkut bisnis yang mereka kecimpungi,

§ Membantu seorang manajer dalam memantau kinerja pekerjanya dalam menyelesaikan sebuah proyek,

§ Dan laian-lain.

Kekurangan dari TI

“Tak ada gading yang tak retak”, sama dengan halnya TI di samping manfaatnya yang begitu banyak, TI pun memiliki kekurangan yang cukup kompleks dengan manfaatnya. Berikut adalah kekurangan-kekurangan dari TI :

§ Maraknya pornografi yang tersebar melalui dunia maya.

§ Banyaknya aksi penipuan yang berkedok undian, permintaan tolong, dan penipuan-penipuan lainnya,

§ Menjadi sarana criminal, dengan menawarkan barabg-barang yang di larang hokum atau barang-barang yang di jual secara illegal,

§ Dan lain-lain.

2.3 Koneksi TI dan SIB??

Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Bisnis ternyata memiliki keterkaitan yang cukup kuat, saling melengkapi dan memberikan segala hal yang berhubungan dengan teknologi dan bisnis. Dengan teknologi bisnis dapat berjalan dengan seimbang dan terhubung. Misalnya kami ambil contoh sebagai berikut :

Seorang manajer penjualan di sebuah perusahaan minuman, dapat melihat tampilan video iklan perusahaannyauntuk memeriksa kinerja seorang tenaga kerja penjualan, menerima pesan suara yang dihasilkan komputer melalui telepon, menerima cetakan dari hasil penjualan bulanan, mengecek pendapatan dan pengeluaran kas yang ada.

Dengan contoh itu secara tidak langsung seorang manajer menggunakan TI dan SIB dalam mengamati kinerja seorang tenaga kerja di perusahaannya. Beberapa adalah hubungan dari komponen Sistem Informasi Bisnis dengan TI :

• Teknologi,Jaringan komputer Adalah sistem dari berbagai komponen pemrosesan informasi yang menggunakan berbagai jenis hardware, software, manajemen data dan teknologi jaringan telekomunikasi.
• Aplikasi, Aplikasi bisnis dan perdagangan elektronik melibatkan sistem informasi bisnis yang saling berhubungan satu sama lain.
• Pengembangan,Mengembangkan berbagai cara untuk menggunakan teknologi informasi dalam bisnis meliputi pendesainan komponen – komponen dasar sistem informasi.
• Manajemen,Mengelola teknologi informasi memiliki penekanan pada kualitas, nilai bisnis yang strategis, dan keamanan sistem informasi organisasi.

???Knowledge???

Teknik Informasi saat ini berkembang sangat pesat pada berbagai bidang, kini telah hadir berbagai macam aplikasi-aplikasi yang dapat menunjang kegiatan sehari-hari, beberapa adalah aplikasi TI penunjang :

§ e-Business adalah adanya sistem untuk melakukan transaksi online mulai dari promosi barang, pemesanan barang, pembayaran dan pengiriman barang.

§ e-Learning adalah aplikasi yang disediakan untuk cara pembelajaran sehari-hari, mulai dari pendidikan, bimbingan konseling dan lain-lain.

§ e-Book adalah aplikasi yang disedikan untuk orang-orang yang gemar kan membaca buku atau yang membutuhkan softcopy dari sebuah buku tanpa menghadirkan bentuk fisik

§ e-Banking adalah salah satu aplikasi untuk mempermudah sesorang dalam melakukan transaksi perbankan melalui handphone atau alat komunikasi lainnya.

§ Dan sebagainya.

1.4 Pengunaan TI Untuk Keunggulan Strategis Bisnis

Banyak cara yang dilakukan oleh perusahaan dalam penggunaan teknologi informasi. Banyak perusahaan memanfaatkan teknologi informasi sebagai keunggulan kompetitif yang membedakan dengan perusahaan lainnya dalam satu pasar.

1. Strategi kompetitif dengan menggunakan teknologi informasi, adalah:
Kembangkan sistem informasi antar perusahaan yang efisiensi menciptakan biaya perubahan yang mengunci customers dan suplayers didalam perusahaan.

2. Lakukan investasi besar dalam aplikasi TI canggih yang dapat membangun rintangan bagi para pesaing atau pihak luar untuk masuk ke dalam industri tersebut.

3. Masuknya berbagai komponen TI dalam produk dan jasa untuk membuat pengganti dari produk atau jasa sejenis, menjadi lebih sulit.

4. Dorong investasi ahli-ahli sistem informasi, hardware, software, database, dan jaringan, dari penggunaan operasional menjadi aplikasi strategi.