Tugas V

1. Sebutkan cara penyusunan warkat yang saudara ketahui?
2. Untuk jenis warkat wesel, cek, surat pembelian disusun atau ditaruh dengan cara apa ?
3. Apa yang anda ketahui tentang RECORD RETENTION SCHEDULE?
4. Apa yang anda ketahui dengan TABULATING?

JAWAB…

1. Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.
Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.
Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:

1) Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
2) Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
3) Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
4) Dapat dijadikan bahan dokumentasi
5) Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
6) Sebagai alat pengingat
7) Sebagai alat penyimpanan warkat
8) Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
9) Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi
10) Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.

2. Untuk warkat jenis wesel, cek, surat pembelian atau order bisa disusun dengan cara system nomor yaitu dengan melihat nomor surat pembelian, cek atau wesel yang ada, disusun dari nomor yang terkecil sampai yang terbesar atau bisa sebaliknya. Dengan system tanggal yaitu kapan wesel, cek dan surat pembelian itu di keluarkan. Bisa juga dengan sistem wilayah, dari dan dimana surat pembelian dikeluarkan.

3. Record retention schedule adalah suatu kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam rangka proses manajemen, yaitu yang berhubungan dengan penggolongan, pemilihan, distribusi, maupun disposisi dari record untuk menentukan records yang mana yang perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis records yang mana dan yang dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah tidak diperlukan lagi. Penggolongan records dilakukan untuk mengatasi masalah dalam melakukan pemilihan dan menentukan kapan suatu records harus dimusnahkan atau disimpan untuk sementara (temporary storage) atau kapan suatu records ttersebut harus dimusnahkan atau disimpan untuk selamanya (permanent storage ).

4. Tabulating adalah memasukkan data-data yang sudah dikelompokkan ke dalam tabel-tabel yang mudah dipahami atau dimengerti. Tabulating juga mengumpulkan data dan fakta yang sesuai dengan cakupan bidang masing-masing menjadi suatu daftar atau tabel sehingga tidak terjadi pengulangan kata atau kalimat, sehingga bisa memberikan analisa yang rasional, objektif dan menunjukkan logika hubungan antara data, fakta peristiwa dan dampaknya.

Tugas IV

1. Jelaskan syarat komunikasi yang baik dan berhasil

2. Apa yang sebaiknya dilakukan untuk mengatasi penyimpangan data yang efisien dan fleksibel

3. Sebutkan cara peyusunan paper/warkat yang saudara ketahui

4. Sebutkan Prinsif dalam dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja

JAWAB…

1. Syarat utama untuk bisa berkomunikasi dengan baik dan berhasil :

· Kerelaan mendengarkan apa yang lawan bicara ucapkan. Tentu saja bukan mendengarkan secara pasif, namun secara aktif. Artinya, Anda memberi perhatian. Wujudnya bisa komentar, tanggapan, keterbukaan, dan juga berdiam diri.

• Fokus secara total pada orang yang sedang bicara pada Anda.

Jagalah kontak mata selama berkomunikasi. Jangan hentikan kontak mata ketika giliran Anda yang berbicara. Buat lawan bicara Anda merasakan bahwa anda telah memblok seluruh waktu anda untuk kepentingannya. Apabila ada kemungkinan Anda akan dipanggil selama pembicaraan, atau waktu Anda akan habis, sampaikanlah sebelum hal tersebut terjadi.

• Gunakan bahasa tubuh untuk mempertegas bahwa Anda mendengarkan dengan aktif.

Simpulkan pokok-pokok pikiran yang disampaikan, minta konfirmasi bahwa Anda menangkapnya dengan benar.

• Perhatikan agenda tersembunyi atau emosi yang tidak terucapkan.

Gunakan berbagai cara bertanya untuk mendapatkan jawaban yang sebenarnya :

* Pertanyaan tertutup untuk mendapat jawaban ya atau tidak.

* Pertanyaan terbuka untuk mendapatkan lebih banyak informasi

* Menggali lebih dalam, sebagai pertanyaan lanjutan.

* Pertanyaan “bagaimana bila” untuk mengajak berspekulasi.

* Pertanyaan mengarahkan, untuk mendapat jawaban tertentu.

• Siaplah untuk mengulangi apa yang disampaikan lawan bicara Anda.

· Biasanya jawaban lebih baik akan diperoleh bila pertanyaan dijelaskan dulu dan Anda memberi waktu berpikir.

Untuk lebih umumnya :

a. Jelas, yaitu dinyatakan ke dalam bahasa yang dimengerti oleh si penerima berita.

b. Tepat, dalam hal orang yang dituju untuk diberi berita atau informasi yang perlu disampaikan.

c. Sasaran, tujuan pemberian berita atau informasi sebaiknya sesuai dengan yang diharapkan oleh si pengirim.

2. Caranya dengan Mengaudit Mutu Internal. Tujuan dari audit mutu internal adalah untuk menilai kepatuhan pada sumber dokumentasi diklat, cara pemberian pelatihan dan dokumentasi kebijakan diklat yang relevan. Metode ini efektif untuk pemberian pelatihan yang dipersingkat. Data yang dikumpulkan selama audit-audit ini akan digunakan untuk menyoroti setiap penyimpangan dan merekomendasikan tindakan yang diperlukan untuk mengatasi penyimpangan tersebut. Untuk kursus yang lebih besar, audit mutu internal akan dilaksanakan dengan menggunakan modul. Teknik-teknik untuk pengumpulan data antara lain observasi, wawancara, dan analisa dokumen.

3. a.) Dictionary Order
warkat jika di file menurut sistemini maka penyusunannya menurut kata-kata dalam kamus yang menjadi dasar penempatan warkat/surat dalam file. Jelas tampak disini bahwa warkat satu dengan yang lain tidak ada hubungan.
Amerta, Bank.
Andalas, Universitas.
Andalas, Toko.
Andalas , Hotel.

b.) Group Order
Penyusunan Warkat atas dasar kelompok dari beberapa macam serta bentuk bidang usaha. Warkat yang berybyek Bank disatukan dengan Bank, hotel disatukan dengan hotel dll.
Amerta, Bank.
Centrla asia, Bank.
Delta, Bank dll.

4. Prinsif dalam dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja yaitu :

· Tata kerja : merupakan cara pekerjaan dengan benar dan berhasil guna atau biasa mencapai tingkat efisien yang maksimal.

· Prosedur : merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana, kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan.

· Sistem : merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.

Hal-hal yang harus diperhatikan oleh pekerja :

· Harus disusun dengan memperhatikan tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam dan sifat dari tugas atau pekerjaan.

· Harus dipersiapkan lebih dahulu adanya penjelasan tujuan pokok organisasi, skema, klasifikasi jabatan, analisa jabatan, unsur kegiatan organisasi.

· Memilih salah satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.

· Harus dibuat dan dijelaskan daftar dari tiap-tiap detail pekerjaan yang harus dilakukan beserta lamanya waktu yang diperlukan untuk pelaksanaannya.

· Antara tahap satu dengan tahap yang lain dari suatu rangkaian pekerjaan tersebut harus saling bertautan satu sama lain, dan keseluruhannya mengarah ke satu tujuan final.

· Tahap-tahap tersebut adalah suatu kerja yang nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksud.

· Adanya penetapan kecakapan dan ketrampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud. Dimaksudkan untuk tidak memperpanjang prosedur kerja.

· Harus disusun sedemikian rupa sehingga memiliki stabilitas (stabil/mengandung unsur tetap) dan fleksibilitas (dalam pelaksanaan suatu tugas tidak kaku, dengan kata lain luwes yaitu adanya pergantian tugas).

· Harus selalu mengikuti perkembangan jaman dan seiring dengan kemajuan teknologi.

· Mempergunakan tanda-tanda dan skema untuk penggambaran tentang penerapan suatu prosedur tertentu.

· Adanya buku pedoman tentang hal-hal yang berkaitan dengan penjaminan dari penerapan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja tersebut.

TUGAS III

1. Sebutkan gaya kepemimpinan yang saudara ketahui

2. Sebutkan manfaat dari organisasi informal

3. Sebutkan beberapa jenis bagan struktur organisasi

* Jelaskan perbedaan dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja *

JAWAB…

1. gaya kepemimpinan mencakup tentang bagaimana seseorang bertindak dalam konteks organisasi tersebut, maka cara termudah untuk membahas berbagai jenis gaya ialah dengan menggambarkan jenis organisasi atau situasi yang dihasilkan oleh atau yang cocok bagi satu gaya tertentu.

Berikut gaya kepemimpinan menurut Jeff Harris :

a. The Autocratic leader-

Seorang pemimpin yang otokratik menganggap bahwa semua kewajiban untuk mengambil keputusan, untuk menjalankan tindakan, dan untuk mengarahkan, memberi motivasi dan pengawasan bawahan terpusat ditangannya.

b. The participative leader-

Apabila seorang pemimpin menggunakan gaya partisipasi ia menjalankan kepemimpinannya dengan konsultasi. Ia tidak mendelegasikan wewenangnya untuk membuat keputusan akhir dan untuk memberikan pengarahan tertentu kepada bawahan mengenai keputusan yang akan diambil.

c. The free rein leader-

Di sini pimpinan menyerahkan tanggung jawab atas pelaksanaan pekerjaan tersebut kepada para bawahan dalam artian pimpinan menginginkan agar para bawahan bisa mengendalikan diri mereka sendiri di dalam menyelesaikan pekerjaan tersebut.

Atau kita akan melihat masing-masing gaya kepemimpinan menurut cara kerja pemimpinnya dalam organisasi.

a. Birokratis –

Ini adalah satu gaya yang ditandai dengan keterikatan yang terus-menerus kepada aturan-aturan organisasi. Gaya ini menganggap bahwa kesulitan-kesulitan akan dapat diatasi bila setiap orang mematuhi peraturan. Keputusan-keputusan dibuat berdasarkan prosedur-prosedur baku. Pemimpinnya adalah seorang diplomat dan tahu bagaimana memakai sebagian besar peraturan untuk membuat orang-orang melaksanakan tugasnya. Kompromi merupakan suatu jalan hidup karena untuk membuat satu keputusan diterima oleh mayoritas, orang sering harus mengalah kepada yang lain.

b. Permisif –

Di sini keinginannya adalah membuat setiap orang dalam kelompok tersebut puas. Membuat orang-orang tetap senang adalah aturan mainnya. Gaya ini menganggap bahwa bila orang-orang merasa puas dengan diri mereka sendiri dan orang lain, maka organisasi tersebut akan berfungsi dan dengan demikian, pekerjaan akan bisa diselesaikan. Koordinasi sering dikorbankan dalam gaya ini.

c. Laissez-faire –

Ini sama sekali bukanlah kepemimpinan. Gaya ini membiarkan segala sesuatunya berjalan dengan sendirinya. Pemimpin hanya melaksanakan fungsi pemeliharaan saja. Misalnya, seorang pendeta mungkin hanya namanya saja ketua dari organisasi tersebut dan hanya menangani urusan khotbah, sementara yang lainnya mengerjakan segala pernik mengenai bagaimana organisasi tersebut harus beroperasi. Gaya ini kadang-kadang dipakai oleh pemimpin yang sering bepergian atau yang hanya bertugas sementara.

d. Partisipatif –

Gaya ini dipakai oleh mereka yang percaya bahwa cara untuk memotivasi orang-orang adalah dengan melibatkan mereka dalam proses pengambilan keputusan. Hal ini diharapkan akan menciptakan rasa memiliki sasaran dan tujuan bersama. Masalah yang timbul adalah kemungkinan lambatnya tindakan dalam menangani masa-masa krisis.

e. Otokratis –

Gaya ini ditandai dengan ketergantungan kepada yang berwenang dan biasanya menganggap bahwa orang-orang tidak akan melakukan apa-apa kecuali jika diperintahkan. Gaya ini tidak mendorong adanya pembaruan. Pemimpin menganggap dirinya sangat diperlukan. Keputusan dapat dibuat dengan cepat.

2. Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. manfaat organisasi informal adalah :
- Sebagai pendukung tujuan organisasi.
- Sebagai alat komunikasi tambahan.
- Sebagai alat pemuas kebutuhan social.
- Dapat membantu manajer yang kurang mampu.

3. Pembagian departemen atau unit struktur organisasi dapat dibagi menjadi 3 (tiga) macam :

a. Departementalisasi Menurut Fungsi Pada pembagian ini orang yang memiliki fungsi yang terikat dikelompokkan menjadi satu. Umum terjadi pada organisasi kecil dengan sumber daya terbatas dengan produksi yang tidak banyak. Biasanya dibagi dalam bagian keuangan, pemasaran, umum, produksi, dan lain sebagainya.

b. Departementalisasi Menurut Produk atau Pasar Pada jenis departementalisasi ini orang-orang atau sumber daya yang ada dibagi ke dalam departementalisasi menurut fungsi, wilayah geografis, menurut jenis konsumen, dan lain sebagainya.

c. Departementalisasi Organisasi Matrix atau Matriks Bentuk organisasi matriks marupakan gabungan dari departementalisasi menurut fungsional dan departementalisasi menurut proyek. Seorang pegawai dapat memiliki dua posisi baik secara fungsi maupun proyek sehingga otomatis akan memiliki dua atasan atau komando ganda. Proyek biasanya diadakan secara tidak menentu dan sifatnya tidak tetap.

4. Tata kerja adalah cara pekerjaan dengan benar dan berhasil atau bisa mencapai tingkat efisien yang maksimal.

Prosedur kerja adalah tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana, kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan.

Sistem Kerja adalah susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.

Tugas II

Soal-Soal….

1. Jelaskan Ruang lingkup ORMET !
2. Megapa uang bisa dijadikan sebagai motivasi dalam bekerja ?
3. Apa penyebab timbulnya organisasi informal ?
4. Apa yang dimaksud dengan ‘ Jendela Johari’ ?

JAWAB_^

ORMET

Ruang lingkup Organisasi & Metode adalah menyangkut bidang-bidang khusus dari organisasi dan manajemen yang detail dan luas scopenya.
> Pentingnya filling
> Penyimpanan data & dokumen
> Pendayagunaan mesin kantor & peralatan
> Penyusunan tata ruang & perencanaannya
> Penulisan laporan
> Penyusunan buku pedoman kerja
> Penyusunan Anggaran belanja
> Analisis kepegawaian * Pentingnya penyederhanaan kerja
> Organisai unit O & M
> Kesimpulan akhir

fungsi ORMET itu sendiri adalah unit staf atau sebagai pelayan bagi manajer & administrasi dalam melaksanakan fungsi manajemennya yaitu membantu secara teknis dan praktis dalam pelaksanaan teori ORMET secara tepat.

Ada pula tugas dari ORMET adalah sebagia berikut :

- Analisis organisasi
Yaitu mendiagnosis dan menganalis tugas pokok, pengelompokan fungsi-fungsi, rentang kendali, dan lain-lain prinsip organisasi yang umumnya tertuang dalam struktur organisasi.
- Komunikasi dalam organisasi
Adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi.
- Tata kerja, prosedur, dan sistem kerja
Merupakan suatu pelaksanaan dari kegiatan dengan benar dan berhasil sehingga tercapai ke tingkat efisiensi yang maksimal melalui tahapan-tahapan yang meliputi asal-muasal dan arah tujuan, kapan harus diselesaikan, dan alat yang digunakan yang membentuk pola tertentu yang digunakan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan tersebut.
- Pentingnya filling
Filling ini digunakan dalam pendokumentasian. Jadi bisa pengklasifikasian arsip, pengendalian dan peminjaman arsip, dan lain-lain.
- Penyimpanan data & dokumen
Menyimpan dokumen.
- Pendayagunaan mesin kantor & peralatan
Memaksimalkan hasil kerja dengan menggunakan fasilitas kantor demi mempermudah dan mempersingkat pekerjaan.
- Penyusunan tata ruang & perencanaan
Dilakukan agar semua aspek bisa terselesaikan dengan efektif dan efisien.
- Penulisan laporan
Membuat suatu laporan hasil kerja.
- Penyusunan buku pedoman kerja
Dengan adanya buku tersebut akan membuat komunikasi maupun pekerjaan yang dihasilkan semakin baik karena semuanya sudah ada pedomannya.
- Penyusunan anggaran belanja
Merupakan suatu langkah yang berguna dalam perencanaan.
- Analisis kepegawaian
Kepegawaian.

Uang menjadi Motivasi dalam bekerja . .

Ada banyak cara dalam memotivasi dalam bekerja kita sebagai manusia ,selalu mempunyai kebutuhan yang diupayakan untuk dipenuhi. Sebagai contoh dapat disebut kita menginginkan sebuah pekerjaan yang pasti, imbalan berupa upah atau gaji tinggi, dan status. Apabila kita melaksanakan tindakan-tindakan guna memenuhi kebutuhan-kebutuhan tersebut maka kita “termotivasi” untukmencapai hal tersebut.

Motivasi adalah konsep penjelasan yang kita gunakan untukmemahami perilaku

yang diamati. Motivasi adalah konsep yang menguraikantentang kekuatan-kekuatan yang ada dalam diri karyawan yang memulai danmengarahkan perilaku.

Sedangkan motivasi kerja adalah suatu dorongan jiwa yang membuatseseorang tergerak untuk melakukan tindakan yang produktif, baik yangberorientasi kerja untuk menghasilkan uang maupun yang tidak. Akan tetapi dari banyak survey membuktikan dari kebanyakan karyawan atau pekerja-pekerja yang ada, motivasi mereka dalam menggiatkan dan menyemangatkan kinerja kerja mereka adalah mendapatkan kenaikan gaji atau uang dalam hasil jeripayah kerja mereka untuk memenuhi kebutuhan yang mereka inginkan . Beberapa factor mativasi dalam bekerja :

1. Kompensasi atau imbalan, merupakan faktor yang penting untuk

meningkatkan prestasi kerja, motivasi dan kepuasan kerja adalah dengan

pemberian kompensasi. Dua kemungkinan dapat terjadi apabila

kompensasi atau imbalan tidak terpenuhi, yaitu: seorang akan berusaha

memperoleh imbalan yang lebih besar atau mengurangi intensitas usaha

yang dibuat dalam melaksanakan tugas yang menjadi tanggung

jawabnya. Salah satu bentuk kompensasi dapat berupa gaji, gaji akan

memuaskan para pekerja bila mereka mendapatkan apa yang mereka

inginkan.

2. Kondisi kerja, kondisi kerja yang mendukung dalam menyelesaikan tugas

yaitu sarana dan prasarana kerja yang memadai sesuai dengan sifat

tugas yang harus diselesaikan. Ketrampilan yang tinggi tanpa sarana dan

prasarana kerja ia tidak akan dapat berbuat banyak apalagi meningkatkan

efisiensi, efektivitas dan produktivitas kerjanya.

3. Kebijaksanaan dan administrasi perusahaan, kebijaksanaan menyalurkan

pemikiran para anggota organisasi agar konsisten dengan tujuan

organisasi.

4. Supervisi, adalah suatu kegiatan pembinaan, bimbingan dan pengawasan

oleh pengelola progam terhadap pelaksana di tingkat administrasi yang

lebih rendah dalam rangka memantapkan pelaksanaan kegiatan sesuai

dengan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.

5. Pekerjaan itu sendiri, adalah bagaimana individu menentukan tujuannya

sendiri dengan kebutuhan-kebutuhannya dan keinginannya, sehingga

dapat mendorong untuk memikirkan pekerjaan, menggunakan pengalaman-pengalaman dan mencapai tujuan.

Penyebab Timbulnya Organisasi Informal.

Ada banyak alasan kenapa bisa muncul dan berkembang organisasi informal seperti:
- Pada dasarnya individu memiliki kebutuhan untuk mendapat kepuasan dalam berafiliasi dengan orang-orang di lingkungannya
- Jika dalam organisasi formal kebutuhan tersebut kurang dapat dipenuhi, maka ia akan mencari sumber lain untuk memenuhi kebutuhannya. Itulah organisasi informal.
- Munculnya biasanya dikarenakan adanya sekelompok orang yang memiliki kebutuhan yang sama.

- Pada dasarnya setiap manusia merupakan makhluk social. Artinya manusia memiliki kebutuhan untuk mendapatkan kepuasan dalam berinteraksi dengan orang-orang dilingkungannya.
- Jika dalam organisasi formal kebutuhan tersebut kurang dapat dipenuhi maka ia akan mencari sumber lain untuk memuhi kebutuhannya. Itulah organisasi formal.
- Muncul karena adanya sekelompok orang yang memiliki kebutuhan yang sama.
Kebutuhan-kebutuhan yang mendasari terbentuknya organisasi informal :
• Kebutuhan social
• Pengetahuan tentang perilaku yang dapat diterima
• Perhatian atau simpati
• Bantuan dalam pencapaian tujuan
• Kesempatan berpengaruh dan berkreasi
• Pelestarian nilai-nilai budaya
• Komunikasi dan informasi.

Jendela Johari

Pada dasarnya menggambarkan tingkat saling pengertian antar orang yang berinteraksi, diperkenalkan oleh Joseph Luth dan Harry Ingram (karenanya disebut Johari). Jendela Johari (Johari Window) adalah konsep komunikasi yang diperkenalkan oleh Joseph Luth dan Harry Ingram (karenanya disebut Johari). Merupakan salah satu cara untuk melihat dinamika dari self-awareness yang berkaitan dengan perilaku, perasaan, dan motif kita. Model yang diciptakan oleh Joseph Luft dan Harry Ingham di tahun 1955 ini berguna untuk mengamati cara kita memahami diri kita sendiri sebagai bagian dari proses komunikasi.