Tugas V

1. Sebutkan cara penyusunan warkat yang saudara ketahui?
2. Untuk jenis warkat wesel, cek, surat pembelian disusun atau ditaruh dengan cara apa ?
3. Apa yang anda ketahui tentang RECORD RETENTION SCHEDULE?
4. Apa yang anda ketahui dengan TABULATING?

JAWAB…

1. Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.
Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.
Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:

1) Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
2) Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
3) Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
4) Dapat dijadikan bahan dokumentasi
5) Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
6) Sebagai alat pengingat
7) Sebagai alat penyimpanan warkat
8) Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
9) Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi
10) Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.

2. Untuk warkat jenis wesel, cek, surat pembelian atau order bisa disusun dengan cara system nomor yaitu dengan melihat nomor surat pembelian, cek atau wesel yang ada, disusun dari nomor yang terkecil sampai yang terbesar atau bisa sebaliknya. Dengan system tanggal yaitu kapan wesel, cek dan surat pembelian itu di keluarkan. Bisa juga dengan sistem wilayah, dari dan dimana surat pembelian dikeluarkan.

3. Record retention schedule adalah suatu kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam rangka proses manajemen, yaitu yang berhubungan dengan penggolongan, pemilihan, distribusi, maupun disposisi dari record untuk menentukan records yang mana yang perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis records yang mana dan yang dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah tidak diperlukan lagi. Penggolongan records dilakukan untuk mengatasi masalah dalam melakukan pemilihan dan menentukan kapan suatu records harus dimusnahkan atau disimpan untuk sementara (temporary storage) atau kapan suatu records ttersebut harus dimusnahkan atau disimpan untuk selamanya (permanent storage ).

4. Tabulating adalah memasukkan data-data yang sudah dikelompokkan ke dalam tabel-tabel yang mudah dipahami atau dimengerti. Tabulating juga mengumpulkan data dan fakta yang sesuai dengan cakupan bidang masing-masing menjadi suatu daftar atau tabel sehingga tidak terjadi pengulangan kata atau kalimat, sehingga bisa memberikan analisa yang rasional, objektif dan menunjukkan logika hubungan antara data, fakta peristiwa dan dampaknya.