Tugas IV

1. Jelaskan syarat komunikasi yang baik dan berhasil

2. Apa yang sebaiknya dilakukan untuk mengatasi penyimpangan data yang efisien dan fleksibel

3. Sebutkan cara peyusunan paper/warkat yang saudara ketahui

4. Sebutkan Prinsif dalam dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja

JAWAB…

1. Syarat utama untuk bisa berkomunikasi dengan baik dan berhasil :

· Kerelaan mendengarkan apa yang lawan bicara ucapkan. Tentu saja bukan mendengarkan secara pasif, namun secara aktif. Artinya, Anda memberi perhatian. Wujudnya bisa komentar, tanggapan, keterbukaan, dan juga berdiam diri.

• Fokus secara total pada orang yang sedang bicara pada Anda.

Jagalah kontak mata selama berkomunikasi. Jangan hentikan kontak mata ketika giliran Anda yang berbicara. Buat lawan bicara Anda merasakan bahwa anda telah memblok seluruh waktu anda untuk kepentingannya. Apabila ada kemungkinan Anda akan dipanggil selama pembicaraan, atau waktu Anda akan habis, sampaikanlah sebelum hal tersebut terjadi.

• Gunakan bahasa tubuh untuk mempertegas bahwa Anda mendengarkan dengan aktif.

Simpulkan pokok-pokok pikiran yang disampaikan, minta konfirmasi bahwa Anda menangkapnya dengan benar.

• Perhatikan agenda tersembunyi atau emosi yang tidak terucapkan.

Gunakan berbagai cara bertanya untuk mendapatkan jawaban yang sebenarnya :

* Pertanyaan tertutup untuk mendapat jawaban ya atau tidak.

* Pertanyaan terbuka untuk mendapatkan lebih banyak informasi

* Menggali lebih dalam, sebagai pertanyaan lanjutan.

* Pertanyaan “bagaimana bila” untuk mengajak berspekulasi.

* Pertanyaan mengarahkan, untuk mendapat jawaban tertentu.

• Siaplah untuk mengulangi apa yang disampaikan lawan bicara Anda.

· Biasanya jawaban lebih baik akan diperoleh bila pertanyaan dijelaskan dulu dan Anda memberi waktu berpikir.

Untuk lebih umumnya :

a. Jelas, yaitu dinyatakan ke dalam bahasa yang dimengerti oleh si penerima berita.

b. Tepat, dalam hal orang yang dituju untuk diberi berita atau informasi yang perlu disampaikan.

c. Sasaran, tujuan pemberian berita atau informasi sebaiknya sesuai dengan yang diharapkan oleh si pengirim.

2. Caranya dengan Mengaudit Mutu Internal. Tujuan dari audit mutu internal adalah untuk menilai kepatuhan pada sumber dokumentasi diklat, cara pemberian pelatihan dan dokumentasi kebijakan diklat yang relevan. Metode ini efektif untuk pemberian pelatihan yang dipersingkat. Data yang dikumpulkan selama audit-audit ini akan digunakan untuk menyoroti setiap penyimpangan dan merekomendasikan tindakan yang diperlukan untuk mengatasi penyimpangan tersebut. Untuk kursus yang lebih besar, audit mutu internal akan dilaksanakan dengan menggunakan modul. Teknik-teknik untuk pengumpulan data antara lain observasi, wawancara, dan analisa dokumen.

3. a.) Dictionary Order
warkat jika di file menurut sistemini maka penyusunannya menurut kata-kata dalam kamus yang menjadi dasar penempatan warkat/surat dalam file. Jelas tampak disini bahwa warkat satu dengan yang lain tidak ada hubungan.
Amerta, Bank.
Andalas, Universitas.
Andalas, Toko.
Andalas , Hotel.

b.) Group Order
Penyusunan Warkat atas dasar kelompok dari beberapa macam serta bentuk bidang usaha. Warkat yang berybyek Bank disatukan dengan Bank, hotel disatukan dengan hotel dll.
Amerta, Bank.
Centrla asia, Bank.
Delta, Bank dll.

4. Prinsif dalam dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja yaitu :

· Tata kerja : merupakan cara pekerjaan dengan benar dan berhasil guna atau biasa mencapai tingkat efisien yang maksimal.

· Prosedur : merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana, kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan.

· Sistem : merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.

Hal-hal yang harus diperhatikan oleh pekerja :

· Harus disusun dengan memperhatikan tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam dan sifat dari tugas atau pekerjaan.

· Harus dipersiapkan lebih dahulu adanya penjelasan tujuan pokok organisasi, skema, klasifikasi jabatan, analisa jabatan, unsur kegiatan organisasi.

· Memilih salah satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.

· Harus dibuat dan dijelaskan daftar dari tiap-tiap detail pekerjaan yang harus dilakukan beserta lamanya waktu yang diperlukan untuk pelaksanaannya.

· Antara tahap satu dengan tahap yang lain dari suatu rangkaian pekerjaan tersebut harus saling bertautan satu sama lain, dan keseluruhannya mengarah ke satu tujuan final.

· Tahap-tahap tersebut adalah suatu kerja yang nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksud.

· Adanya penetapan kecakapan dan ketrampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud. Dimaksudkan untuk tidak memperpanjang prosedur kerja.

· Harus disusun sedemikian rupa sehingga memiliki stabilitas (stabil/mengandung unsur tetap) dan fleksibilitas (dalam pelaksanaan suatu tugas tidak kaku, dengan kata lain luwes yaitu adanya pergantian tugas).

· Harus selalu mengikuti perkembangan jaman dan seiring dengan kemajuan teknologi.

· Mempergunakan tanda-tanda dan skema untuk penggambaran tentang penerapan suatu prosedur tertentu.

· Adanya buku pedoman tentang hal-hal yang berkaitan dengan penjaminan dari penerapan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja tersebut.